5 Dicas para aumentar a Produtividade Escritório Contábil

Recentemente a Receita Federal contestou o estudo Doing Business do Banco Mundial, que dizia serem gastas 2600 horas por ano para calcular e pagar impostos nas empresas. Segundo o Fisco, esse número é, na verdade, 4 vezes menor, apenas 600 horas. Porém, alguns contadores acreditam que o tempo gasto seja maior que as tais 2600 horas/ano.

Em tempos de crise, tudo piora, pois, o fisco fecha o cerco, aumentam as obrigações, o trabalho do contador cresce, muitas empresas fecham, e as que sobram imploram por abatimentos, isso quando pagam o escritório contábil.

E para entregar toda a documentação sem aumentar seus custos é necessário ser mais produtivo, e neste artigo eu vou dar 5 dicas para aumentar a produtividade do seu escritório contábil.

Dica nº 1 – Estimule a cooperação

Em uma área tão complexa como a contábil, com novas obrigações e alterações quase que diárias, é meio que impossível se preparar a tempo para todas as atividades, além disso, é natural que algumas pessoas tenham mais aptidão para determinadas tarefas, enquanto outros tem mais conhecimento em outros setores.

Por isso a colaboração mútua é tão importante. Um lugar onde as pessoas têm os mesmos objetivos e interagem de maneira amigável possibilita maior compreensão das atividades designadas. E o desempenho delas melhora, como consequência. É necessário também conhecer as capacidades de cada um e dividir as tarefas corretamente.

Dica nº 2 – Controle o acesso à Internet

Estima-se que as pessoas gastam 30% do tempo de trabalho nas redes sociais, em aplicativos de mensagens instantâneas, e-mail pessoal e em sites de entretenimento. Ou seja, praticamente 1/3 do dia desperdiçado. Antes de implantar ferramentas de controle, reúna sua equipe e peça a colaboração de todos.

Explique a importância do foco nas tarefas devido à grande responsabilidade do setor contábil e também as multas que ocorrem devido à entrega tardia de documentos ou erros por falta de atenção.

Redes sociais - NFe protect - produtividade

Dica nº 3 – Ofereça treinamentos e estimule o crescimento pessoal

Não há nada mais desestimulante do que trabalhar para uma empresa que não acredita no seu potencial. É fundamental oferecer cursos e palestras, além de indicar materiais de acesso gratuito como livros, vídeos e artigos.

Também é possível desenvolver um plano de carreira ou alternativa que ofereça crescimento profissional. Se seu escritório é pequeno, mostre ao seu colaborador que ao ajudar a empresa a crescer, ele cresce junto. Outra opção nesse caso é dar benefícios aos funcionários que atingem metas ou são muito elogiados pelos clientes.

Dica nº 4 – Reconheça a capacidade dos profissionais

Ter o trabalho e esforços reconhecidos aumentam a autoestima e reforçam o prazer em trabalhar. Por isso, é extremamente importante valorizar o bom desempenho de seus colaboradores. É sempre bom destacar os resultados alcançados ao parabeniza-lo, assim fica claro quais práticas deverão se repetir. Bonificar bons resultados também é uma boa estratégia para a motivação dos funcionários.

Dica nº 5 – Automatize o recebimento de documentos fiscais

Antes, o profissional precisava aguardar que o cliente enviasse o DANFE, para então poder efetuar o download no site da SEFAZ nota por nota.  Hoje, existem sistemas que automatizam este procedimento.

Com o NF-e PROTECT, por exemplo, o escritório tem acesso ao sistema do cliente, e com isso, pode acessar quando quiser e baixar todas as notas de uma vez, já separadas em pastas, de entrada, saída e canceladas. Isso gera uma economia enorme de tempo, além da segurança e assertividade que traz para a escrituração.

Tudo isso, sem custo algum para o escritório, e ainda com várias vantagens para os clientes, todo cliente de parceiro NF-e PROTECT, ganha descontos vitalícios nas mensalidades. Além disso, o cliente tem a garantia de manter todos os documentos fiscais organizados e armazenados com segurança, por até 5 anos, o que evita multas para a empresa e para o escritório.

NFE PROTECT SISTEMA ARMAZENAMENTO

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