Por quanto tempo devo guardar os documentos da empresa?

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Em consequência de suas atividades, as empresas recebem e fornecem documentos que comprovam o cumprimento de suas obrigações, e estes comprovantes precisam ser guardados para fins de apresentação futura, e cada documento possui um prazo de armazenamento definido por lei, neste artigo eu vou falar sobre o prazo de armazenamento dos principais documentos fiscais e trabalhistas.

Os documentos fiscais, como a nota fiscal eletrônica, a nota fiscal de serviços, o conhecimento de transporte eletrônico, o livro registro de inventários, em geral devem ser armazenados por 5 anos, a serem contados a partir do primeiro dia do exercício seguinte.

Alguns documentos trabalhistas e previdenciários como o DARF e o PIS, precisam ser armazenados por no mínimo 10 anos, a partir da data de recolhimento. Já a Relação de empregado do FGTS e a SEFIP tem de ser arquivadas por 30 anos.

De um modo geral, as empresas, sejam elas indústrias, comércios ou prestadoras de serviços devem conservar seus livros fiscais durante 5 (anos), contados a partir do fato gerador, tanto para o ICMS, IPI, ISS, etc. – p.ex.: nota fiscal emitida em fevereiro de 2007, o crédito do imposto (ICMS/IPI) terá a sua prescrição em janeiro de 2012. Porém, é necessário observar as regras de outros tributos para evitar problemas. Por exemplo, devido ao imposto de renda, ao invés de guardar o livro registro de entradas por 5 anos, devera armazena-lo por 7 anos.

O QUE FAZER QUANDO A EMPRESA PERDE UM DOCUMENTO?

De acordo com o art. 264, § 1º ,do RIR/99:

Ocorrendo extravio, deterioração ou destruição de livros, fichas, documentos ou papéis de interesse da escrituração, a pessoa jurídica fará publicar, em jornal de grande circulação do local de seu estabelecimento, aviso concernente ao fato e deste dará minuciosa informação, dentro de quarenta e oito horas, ao órgão competente do Registro do Comércio, remetendo cópia da comunicação ao órgão da Secretaria da Receita Federal de sua jurisdição (Decreto-Lei nº 486, de 1969, art. 10 ).

Qual a penalidade para perda e/ou extravio de documentos?

 

As legislações estaduais são abrangentes e podem ser aplicadas levando em consideração o valor do imposto devido ou o valor da transação. Em geral, independente do estado, as penalidades por infrações tributárias vão de 10% a 150% do valor da nota fiscal. Há ainda outro fator que define a penalidade que é a interpretação do auditor no momento da fiscalização. Por isso, a multa também pode ser calculada em UFESP, no estado de SP.

De acordo com o regulamento do RICMS 2000 Artigo 527, item IV – extravio, perda ou inutilização de documento fiscal, ou sua não-exibição à autoridade fiscalizadora – multa no valor de 15 (quinze) UFESPs por documento; sendo o valor da UFESP R$23,55 (2016).

Simulação:

Cada NF-e perdida ou não encontrada recebe multa de 15 UFESPs, ou seja, R$ 353,25.
Se a quantidade total entre as Notas Fiscais Eletrônicas emitidas e recebidas mensalmente por sua empresa for em média 50 NF-es, e por um acaso, houver a perda das NF-es de apenas 01 mês, sua empresa estará sujeita a uma multa de R$ 17 662,50.

Complicado não é? Além disso, pode se tornar muito difícil gerenciar e armazenar com segurança todos estes arquivos. Afinal, arquivos como a nota fiscal eletrônica, tem como nome enormes chaves de acesso que não facilitam em nada o seu gerenciamento. E o NF-e PROTECT pode te ajudar a gerenciar melhor esses documentos, com filtros que facilitam a busca por notas específicas, você pode pesquisar por valor, data ou fornecedor por exemplo.

Além disso, o NF-e PROTECT:

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TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS FISCAIS E TRABALHISTAS
COMPETÊNCIA FEDERAL
I – TRABALHISTA E PREVIDENCIÁRIO
DOCUMENTOTEMPO DE GUARDAINÍCIO DA CONTAGEMARQUIVOBASE LEGAL
Acordo de compensação de horas5 anosRetroativo a data da extinção do contrato de trabalhoTemporárioInciso XXIX. Art.7 CF, Art. 11CLT
Acordo de prorrogação de horas5 anosRetroativo a data de extinção do contrato de trabalhoTemporárioInciso XXIX. Art.7. CF, Art. 11CLT
Atestado de Saúde Ocupacional Tempo de validade TemporárioItem 7.4.5 Portaria SSST n. 24/94
Adiantamento salarial5 anos   
Aviso prévio – comunicado2 anos   
Autorização de descontos não previstos em lei5 anos   
CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados3 anosPrimeiro dia do exercício seguinteTemporárioPar 2. Art. 1., Port. MTb n. 194/95
Carta com Pedidos de Demissão5 anosRetroativo a data de extinção do contrato de trabalhoTemporário 
CAT – Comunicação de Acidente do Trabalho10 anosPrimeiro dia do exercício seguinteTemporárioArt. 32 E 45 LEI 8.212/91
Comprovantes do exercício da atividade remunerado dos segurados e contribuintes individuais.Indeterminado   
Comprovantes de pagamento (copias) ou a declaração apresentada pelo contribuinte individual para fins de apresentação ao INSS10 anos   
CIPA – Comissão Interna de Prevenção de Acidentes – livros de atasIndeterminado PermanenteItem 5.40 Port. MTb n.3.214/78
CIPA – Comissão Interna de Prevenção de Acidentes – livros de atas5 anosPróximo processo eleitoralTemporárioItem 5.40 Port. MTb n.3.214/78
COFINS – Contribuição Financiamento da Seguridade Social (inclusive DARF)5 anosData do recolhimentoTemporárioPar. 2., Art. 10, Lei Compl. n.70/91
Comprovante de entrega GPS (Guia da Previdência Social) ao sindicato profissional10 anosPrimeiro dia do exercício seguinteTemporárioArt. 32 e 45 lei 8.212/91
Comprovante de pagamento de benefícios reembolsados pelo INSS10 anosPrimeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuadoTemporárioArt. 32 e 45 lei 8.212/91
Controles de ponto5 anos   
Contrato de trabalhoIndeterminado Permanente 
Documentos referentes a levantamento de debito pela fiscalização da Previdência Social de NFLD10 anos   
DARFs – PIS (Programa de Integração Social)10 anosData do recolhimentoTemporárioArt. 3., 10. Dec-lei n. 2052/83
Depósitos do FGTS30 anosPrimeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuadoPermanenteArt. 23, Par. 5., Lei 8.036
Documentos relativos a retenção dos 11% do INSS10 anos   
Comunicação do Aviso Prévio5 anosRetroativo a data de extinção do contrato de trabalhoTemporárioInciso XXIX. Art. 7. CF, Art. 11CLT
Comprovante de pagamento ou declaração do segurado10 anos   
COMPETÊNCIA FEDERAL
I – TRABALHISTA E PREVIDENCIÁRIO
DOCUMENTOTEMPO DE GUARDAINÍCIO DA CONTAGEMARQUIVOBASE LEGAL
Documento das entidades isentas de contribuições previdênciarias (Livro Razao, balanco ptrimonial e demonstrativo de resultado do exercício etc.) IndeterminadoPrimeiro dia do exercício seguintePermanenteArt. 209 e 210 do Decreto n.3.048/99
Ficha de Acidente de Trabalho e Formulário Resumo Estatístico Anual3 anosPrimeiro dia do exercício seguinteTemporárioItem 13 Port. MTb n. 3214/78
FINSOCIAL – Fundo de Investimento Social10 anosData do recolhimentoTemporárioArt. 31 e 44 Dec. n. 92698/86
Folha de pagamento10 anosPrimeiro dia do exercício seguinteTemporárioArt. 32 e 45 lei 8.212/91
GFIP – Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações a Previdência Social30 anosRetroativo a data de extinção do contrato de trabalhoTemporárioItem 11 da Resolução INSS n. 19/2000
GPS (Guia da previdência Social) – original10 anosPrimeiro dia do exercício seguinteTemporárioItens 2 e 3 do Manual de Preenchimento da GPS
GRCS – Guia de Recolhimento da Contribuição Sindical5 anos PermanenteArt. 173 c/c Art. 150 Código Tributário Nacional
GRE – Guia de Recolhimento do FGTS30 anosPróximo processo eleitoralTemporárioArt. 23 Par. 5. Lei 8036 de 11 de Maio de 1990
GRFP – Guia de Recolhimento Rescisorio do FGTS e Informações a Previdência Social30 anosData do recolhimentoTemporário 
Histórico clinico20 anosPrimeiro dia do exercício seguinteTemporárioItem 7.4.5 Port. SSST n. 24/94
Laudo Técnico de Condições Ambientais do Trabalho – LTCAT20 anos   
COMPETÊNCIA FEDERAL
I – TRABALHISTA E PREVIDENCIARIO
DOCUMENTOTEMPO DE GUARDAINÍCIO DA CONTAGEMARQUIVO 
Lancamentos contábeis de contribuições previdênciarias – Livro Diario – Livro RazaoIndeterminado/10 anos1. dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuadoPermanenteArt. 32 e 45 lei 8.212/91 Art. 32 e 45 lei 8.212/91
Livro “Registro de Segurança”Exist. do equipamento TemporárioItem 9.3.8.1 Port. SSST m.25/94
Livro de Inspeção do TrabalhoPermanente Permanente 
Livros ou fichas de Registro de EmpregadoIndeterminado Permanente 
Livros, cartão ou fichas de ponto5 anosRetroativo a data da extinção do contrato de trabalhoTemporárioInciso XXIX,Art.7 .CF,art Art.11 CLT
Mapa de avaliação dos acidentes do Trabalho (SESMT)5 anosData do comprovante de entregaTemporárioItem 4.12 Port. MTb n. 3214/78
PIS-Programa Integração Social – PASEP – Progr. Formação Patrim. Serv. Público10 anosData de recolhimentoTemporárioArt. 3. e 10 Dec.- lei n. 2052/83
PPP- Perfil Profissiografico Previdênciario20 anosPrimeiro dia do exercício seguintePermanente 
Pedido de demissao2 anos   
Programa de Controle Medico de Saúde Ocupacional – PCMSO20 anos   
RAIS – Relação Anual de Informações Sociais5 anosData de entregaTemporárioArt. 3. e 10 Dec.-lei n. 2052/83
RE – Relação de Empregado do FGTS30 anosPrimeiro dia do exercício seguinteTemporárioArt. 23 Par.5. Lei n. 8036/1990
Recibo de entrega do formulário Declaração de InstalaçãoIndeterminado PermanentePortaria SSST n. 04/95
Recibo de entrega do vale-transporte5 anosRetroativo a data da extinção do contrato de trabalhoTemporárioInciso XXIX,art 7. CF,Art. 11 CLT
Recibos de pagamento de ferias 10 anosPrimeiro dia do exercício seguinteTemporárioInciso XXIX,art 7. CF,Art. 11 CLT
Recibo de pagamento de salário10 anosPrimeiro dia do exercício seguinteTemporárioInciso XXIX,art 7. CF,Art. 11 CLT
Recibos de pagamento do 13. salário10 anosPrimeiro dia do exercício seguinteTemporárioInciso XXIX,art 7. CF,Art. 11 CLT
Recibos e abonos pecuniários5 anos   
Relação dos depósitos bancarios de salários5 anos   
Resumo Estatístico Anual3 anos   
Recolhimentos previdênciarios do contribuinte individualIndeterminado PermanenteItem 9.3.8.1 Port. SSST n. 25/94
Registro PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais)20 anosPlanejamento anual seguintePermanenteArt. 23 Par. 5. Lei n.
8036
Salário-educação – documentos relacionados ao benefícios10 anosPrimeiro dia do exercício seguinteTemporárioArt. 7. IN n. 1/97
Salário-familia – documentos relacionados ao benefícios10 anosPrimeiro dia do exercício seguinteTemporárioPar. 1. Art. 84 Dec. 3048/99
SEFIP – Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações a Previdência Social30 anos1. dia do exercício seguinte ou data de anulação da cinstituicap do crédito anteriormente efetuadoPermanenteItem 11 da Resolução INSS n. 19/2000
Seguro Desemprego – Comunicado de Dispensa5 anosData da extinção do contrato de trabalhoTemporárioPar. Único Art. 5. Resol. 71/94
Termo de Rescisao do Contrato de Trabalho5 anosData da extinção do contrato de trabalhoTemporárioInciso XXIX,Art.7. CF, Art. 11 CLT
COMPETÊNCIA FEDERAL
II – COMERCIAL FISCAL
DOCUMENTOTEMPO DE GUARDAINÍCIO DA CONTAGEMARQUIVOBASE LEGAL
Arquivo em meio magnético (sistema de processamento de dados para registrar negócios e atividades econômicas, escriturar livros ou elaborar documentos)5 anosPrimeiro dia do exercício seguinteTemporárioArt. 7. IN SRF n. 68/95
Auditores independentes (documentos, relatórios, pareceres etc)5 anosData da emissão de seu parecerTemporárioResolução
Compensação mercantil20 anos PermanenteArt. 10 Cód. Coml. Brasileiro
Comprovante de Rendimentos Pagos e de Retenção na Fonte5 anos   
Comprovantes da Escrituração (Notas Fiscais e recibos)5 anosPrimeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuadoTemporárioArt. 37 Lei 9430/96, inciso III Art. 45 Lei 8981/95 e Art. 173 CTN
Comprovante de Intervenção no Domínio Econômico – CIDE5 anos   
Comprov. deduções I. Renda (desp. e receitas de projetos culturais, obras audivisuais. etc.)5 anosIdemTemporário 
Contrato de Seguros – informação de valores20 anosTermino da vigênciaPermanenteResolução CFC n.872/2000
Contratos de seguros de bens – documentos originais5 anosTermino vig. ou prazo prescricional, o que for maiorTemporárioResolução CFC n. 872/2000
Contratos de seguros pessoas – documentos originais20 anosTermino da vigênciaPermanenteResolução CFC n. 872/2000
Contratos Previdênciarios Privados20 anosTermino da vigênciaPermanenteArt. 3. ao 7. Circ. SUSEP 74/99
Declaração de Ajuste Anual – IR Pessoa Física e comprovantes de deduções e outros valores5 anos   
DECORE – Declaração Comprobatória de Percepção de Rendimentos5 anosPrimeiro dia do exercício seguinteTemporárioResolução CFC n. 872/2000
Declaração de Compensação de Tributos (PER/DCOMP)5 anos   
DIPJ – Declaração Integrada de Informações Econômico-Fiscal – Pessoa Jurídica5 anosPrimeiro dia do exercício seguinteTemporárioMIPJ, IN SRF n. 28/2000
DIRF – Declaração de imposto de Renda Retido na Fonte5 anosData da entrega a SRFTemporárioArt. 25 da IN SRF 146/99
Declaração de informações das Industrias de Cosméticos, Perfumaria e Higiene Pessoal – DITI-TIPI 335 anos   
Declaração de Informações sobre Atividades Imobiliárias – DIMOB5 anos   
Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais – DCTF5 anos   
Declaração do Imposto sobre Propriedade Territorial Rural – ITR5 anos   
Declaração Especial de Informações – DIF – DIF – Bebidas – DIF – Cigarros – DIF Papel Imune5 anos   
Declaração Simplificada das Pessoas Juridicas das Empresas Optantes pelo Simples e Inativas5 anos   
Demonstrativo de Apuração de Contribuições Sociais – DACON5 anos   
Demonstrativo de Notas Fiscais – DNF5 anos   
Demonstrativo do Crédito Presumido – DCP5 anos   
Imposto de Renda – Pessoa Jurídica – livros e documentos em geral: – Pessoa física considerada empresaria – Pessoa jurídica – lucro presumido – Pessoa Jurídica – lucro real – Pessoa jurídica – lucro arbitrado – Imposto de Renda na Fonte (pessoa jurídica e física) – Imunes e Isentas – Microempresas e Empresas de Pequeno Porte – Deduções do Imposto sobre a Renda5 anos   
Extinção das debentures5 anosPrimeiro dia do exercício seguinteTemporário 
Imposto de Renda – documentos relativos a declaração (geral)5 anosPrimeiro dia do exercício seguinteTemporárioArt. 174 do Cód. Trib. Nacional
Imposto sobre Produtos Industrializados (pessoa jurídica) – comprovantes de escrituração5 anosOcorrência fato gerador 1. dia exerc. seguinte ou data anulação.constituição crédito anteriormente efetuadoTemporárioArt. 116,421, DEC. n. 2637/98 c/c Art. 37 Lei n. 9430/96
  Imposto sobre a Exportação, para o Exterior, de Produtos Nacionais ou Nacionalizados – IE – comprovantes 5 anos   
Imposto sobre a importação de produtos Estrangeiros – II – comprovantes5 anos   
Imposto sobre Operações de Crédito, cambio e Seguro ou sobre Operações relativas a Títulos ou Valores Mobiliários – IOF – comprovantes e informações5 anos   
Livros obrigatorios de escrituração fiscal e comercial – Livro Diario e Razao 

Indeterminado

 

Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuadoTemporário Permanente TemporárioArt. 174,195 do Cod. Tributário Nacional
Livros e documentos pertinentes a ações judiciais ou administrativasIndeterminado   
Sociedades Anonimas S/A – Titulos ou contratos de investimento coletivo8 anos   
Novação mercantil20 anos   
Pagamentos mercantis20 anos   
SA – Titulos ou contratos de investimentos coletivos8 anosPrimeiro dia do exercício seguinte  
Titulos de capitalização – documentos originais20 anosTermino da vigência ou resgate, o que for maior  
Titulos de capitalização – informações de valores20 anosTermino da vigência  
COMPETÊNCIA ESTADUAL
III – FISCAL
DOCUMENTOTEMPO DE GUARDAINÍCIO DA CONTAGEMARQUIVOBASE LEGAL
Bilhete de Passagem Aquaviario5 anosPrimeiro dia do exercício seguinteTemporário 
Bilhete de Passagem e Nota Bagagem
Bilhete de Passagem Ferroviário
Bilhete de Passagem Rodoviário
Conhecimento de Transporte Aquático de Gargas
Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas
Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas
Cupom Fiscal emitido por ECF
Despacho de Transporte
Manifesto de Carga
Nota Fiscal de Serviços de Comunicação5 anosPrimeiro dia do exercício seguinteTemporário 
Nota Fiscal de Serviços de Teleomunicação
Nota Fiscal de Serviços de Transporte
Nota Fiscal de Venda a Consumidor
Nota Fiscal, modelos 1 ou 1-A
Nota Fiscal/Conta de energia elétrica
Ordem de Coleta de Cargas
Resumo de Movimento Diário
Carne de recolhimento – ME e EPP anterior regime de estimativa
Documentos fiscais e formularios nao emitidos – Desenquad. ME/ EPP
COMPETÊNCIA ESTADUAL
III – FISCAL
DOCUMENTOTEMPO DE GUARDAINÍCIO DA CONTAGEMARQUIVO 
Livro de Registro de Entradas5 anosPrimeiro dia do exercício seguinteTemporário 
Livro de Registro de Saídas
Livro de Registros de Controle da Produção e do Estoque
Livro de Registros de Selo Especial de Controle
Livro de Registros de Impressao de Documentos Fiscais
Livro de Registros de Utilizações de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências
Livro de Registros de Inventario
Livro de Registros de Apuração do IPI
Livro de Registros de Apuração do ICMS
Livro de Movimento de Combustíveis
COMPETÊNCIA MUNICIPAL
IV – FISCAL
DOCUMENTOTEMPO DE GUARDAINÍCIO DA CONTAGEMARQUIVOBASE LEGAL
Documentos em geral5 anosPrimeiro dia do exercício seguinteTemporário 
Nota Fiscal de Serviço
Nota Fiscal – Fatura de Serviço
Livro de Registro de Notas Fiscais de Serviços Prestados5 anosPrimeiro dia do exercício seguinteTemporário 
Livro de Registro de Notas Fiscais-Faturas de Serviços Prestados a Terceiros
Livro de Registro de Movimento Diário de ingressos em Diversões Publicas
Livro de Registro de Recebimento de Impressos Fiscais e Termos de Ocorrências
Livro de Registro de Impressao de Documentos Fiscais
Esses prazos serao validos enquanto nao prescritas eventuais ações que lhe sejam pertinentes.
Observações:
Livros Fiscais – Prazo de Conservação
 
As empresas num modo geral – industria, comercio e prestadoras de serviços – devem conservar seus livros fiscais durante 5 (anos), contados a partir do fato gerador, tanto para o ICMS, IPI, ISS, etc. – p.ex.: nota fiscal emitida em 01.02.97, o crédito do imposto (ICMS/IPI) tera a sua prescrição em 01.01.2002. Ocorre que, por uma interpretação equivocada da lei, as empresas podem estar destruindo documentações sem observar as regras de outros tributos.
Por exemplo, o imposto sobre a renda (IR) preve tratamento especial para conservação de documentos relacionados a toda atividade praticada, incluindo neste caso a propria documentação do ICMS e do IPI. O CTN/66, em seu Art. 173, inciso I, ao prever que a Fazenda Publica tem o direito de constituir o crédito tributário, ou seja, exigir o tributo administrativamente, ate 5 anos do primeiro dia do exercício aquele em que o lancamento poderia ter sido efetuado, acaba criando uma forma diferente de contar o periodo necessario para a guarda dos documentos. O fato gerador do imposto de renda pessoa juridica ocorre com a entrega da declaração – DIPJ – no exercício seguinte aos fatos registrados (ano-base). Sendo assim, teriamos uma contagem totalmente alargada para fins de conservação de documentos utilizados para registro dos fatos administrativos e contábeis. Vejamos:
Ano do registro dos fatos administrativos e contábeis2006   
Ano da entrega da declaração do imposto de renda2007   
Início da prescrição (CTN/66, Art. 173, inciso I)2008   
(+) 5 anos para ocorrência da prescrição (2008 + 5)2013   
Prazo necessário para guarda dos documentos (2006 – 2013)7 anos   
Prazo para guarda dos documentos relativos aos impostos ICMS/IPI5 anos   
Esse entendimento foi ratificado pela Lei n.° 9.430/96, Art. 37. Ressalta-se que, o extinto livro de “compras”, exigido pelo imposto de renda, foi substituído pelo livro “registro de entradas modelos 1 e 1-A” , utilizados para os impostos ICMS e IPI. Sendo assim, os livros, que a princípio, estariam condicionados ao prazo de 5 anos (RICMS/00, arts. 202 e 230) para prescrição, passam a ter como prazo prescricional o prazo de 7 anos conforme o quadro acima.
O QUE FAZER QUANDO A EMPRESA PERDE UM DOCUMENTO?
 
Nestes casos não adianta ficar desesperado. A melhor atitude a tomar é fazer um anúncio com a declaração de extravio em um jornal que tenha uma grande tiragem. Simultaneamente comunicar à Receita Federal, à Junta Comercial, à Prefeitura da cidade ou qualquer órgão que tenha interesse pelo documentos perdido de Delegacia Regional do Trabalho.
 

Fontes:

http://www.contabilidadegemeos.com/utilitarios/prazo-de-guarda-de-documento/

http://www.maph.com.br/guarda%20documentos.pdf

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